Modul Fakturácia je navrhnutý na správu fakturačných procesov od vystavenia faktúr až po sledovanie platieb. Tento modul poskytuje nástroje na generovanie faktúr, správu odberateľských a dodávateľských faktúr, sledovanie platieb a mnoho ďalšieho. Jeho cieľom je zefektívniť a automatizovať fakturačné procesy, čím sa znižuje administratívna záťaž a zlepšuje cash-flow organizácie.
Hlavné funkcie modulu Fakturácia:
1. Vystavenie faktúr
- Jednoduché generovanie faktúr: Modul umožňuje rýchle vytváranie faktúr na základe prijatých objednávok, dodacích listov alebo priamo poskytovaných služieb. Užívatelia môžu manuálne vyplniť faktúru alebo ju automaticky vygenerovať na základe objednávky či zmluvy.
- Prispôsobiteľné šablóny: Faktúry je možné prispôsobiť podľa potrieb firmy, čo zahŕňa logo, farby, podpisové políčka a ďalšie údaje. Užívatelia môžu vytvoriť šablóny, ktoré reflektujú firemný dizajn a značku.
- Podpora rôznych typov faktúr: Modul podporuje rôzne typy faktúr, vrátane odberateľských faktúr (vystavené zákazníkom), zálohových faktúr, proforma faktúr a dobropisov. Užívatelia môžu tiež vytvárať faktúry v rôznych menách.
2. Automatizovaná fakturácia
- Opakované faktúry: Pre firmy, ktoré poskytujú pravidelné služby alebo predplatné, modul umožňuje automatické generovanie opakovaných faktúr na základe nastavených časových intervalov. Tým sa minimalizuje manuálna práca a znižuje možnosť chýb.
- Automatické zasielanie faktúr: Faktúry môžu byť automaticky zaslané zákazníkom prostredníctvom e-mailu, čím sa zrýchľuje proces odosielania a prijímania faktúr.
3. Správa faktúr
- Odberateľské faktúry: Umožňuje evidovať a spravovať všetky vystavené faktúry pre zákazníkov. Užívatelia môžu sledovať dátumy vystavenia, splatnosti a stav úhrady jednotlivých faktúr, čím majú prehľad o neuhradených faktúrach.
- Dodávateľské faktúry: Modul tiež umožňuje spravovať faktúry prijaté od dodávateľov. To zaisťuje prehľad o všetkých nákladoch a záväzkoch voči dodávateľom, čím sa zlepšuje riadenie nákladov a platobných povinností.
- Správa neuhradených faktúr: Užívatelia môžu sledovať a spravovať neuhradené faktúry, pričom systém poskytuje upozornenia na oneskorené platby a možnosť zasielania upomienok.
4. Platby a účtovanie
- Sledovanie platieb: Modul umožňuje zaznamenávať prijaté platby a priraďovať ich k príslušným faktúram. Užívatelia môžu zaznamenať čiastočné alebo úplné platby, sledovať stav platieb a uhrádzať faktúry automaticky po prijatí peňažných prostriedkov.
- Prepojenie s účtovníctvom: Všetky vystavené a prijaté faktúry sú automaticky zaúčtované v systéme, čo zaručuje presnosť finančných údajov a zjednodušuje účtovné procesy.
- Správa DPH: Modul podporuje rôzne daňové sadzby a umožňuje automatický výpočet DPH na faktúrach. Užívatelia môžu generovať prehľady o DPH a zaisťovať, že faktúry sú v súlade s platnými daňovými zákonmi.
5. Prehľady a analýzy
- Reporty o fakturácii: Modul poskytuje reporty, ktoré poskytujú prehľad o vystavených a prijatých faktúrach, ich stave, splatnosti a celkovej hodnote. Tieto reporty pomáhajú sledovať výkon predaja a náklady na dodávateľské služby.
- Finančné analýzy: Užívatelia môžu analyzovať príjmy, výdavky a pohľadávky. Pomocou prehľadov môžu manažéri lepšie plánovať finančné toky, kontrolovať výkonnosť predaja a znižovať riziko nezaplatených faktúr.
- Sledovanie cashflow: Modul umožňuje sledovať príjmy a výdavky, čím pomáha manažmentu pri riadení hotovostných tokov. Užívatelia môžu analyzovať, kedy očakávajú príjmy a kedy majú platobné povinnosti voči dodávateľom.
6. Správa pohľadávok a záväzkov
- Pohľadávky: Modul poskytuje nástroje na správu pohľadávok, umožňujúc užívateľom sledovať neuhradené faktúry a podniknúť kroky na ich vymáhanie. Systém automaticky generuje upozornenia a upomienky, čo zjednodušuje proces komunikácie so zákazníkmi ohľadom nezaplatených faktúr.
- Záväzky: Užívatelia môžu spravovať záväzky voči dodávateľom, sledovať splatnosť faktúr a plánovať platby. Tento prehľad pomáha organizáciám zlepšiť riadenie nákladov a vyhnúť sa oneskoreným platbám.
7. Prispôsobiteľnosť a integrácia
- Prispôsobenie polí a šablón: Užívatelia môžu prispôsobiť fakturačné polia, šablóny a reporty podľa špecifických potrieb firmy. To zahŕňa prispôsobenie polí faktúr, priradenie rôznych cenníkov, zľavy a ďalšie špecifické nastavenia.
- Integrácia s ostatnými modulmi: Modul Fakturácia je plne integrovaný s ďalšími modulmi, ako sú Nákup, Sklad, a Účtovníctvo. Tým sa zaisťuje, že všetky faktúry a finančné údaje sú automaticky synchronizované medzi modulmi.
Výhody modulu Fakturácia:
- Automatizácia fakturačných procesov: Automatické generovanie a zasielanie faktúr výrazne zjednodušuje správu faktúr a znižuje administratívne zaťaženie.
- Zlepšenie cashflow: Vďaka sledovaniu splatnosti a platieb poskytuje systém nástroje na včasné vymáhanie pohľadávok, čo vedie k lepšiemu riadeniu hotovostných tokov.
- Presnosť a transparentnosť: Modul poskytuje transparentné a presné finančné údaje, ktoré sú plne prepojené s účtovníctvom, čím sa znižuje riziko chýb v účtovaní a správe financií.
- Jednoduché sledovanie platieb: Užívatelia môžu ľahko sledovať všetky platby a pohľadávky, čo im umožňuje efektívne riadiť finančné toky a vyhnúť sa oneskoreným platbám voči dodávateľom.
- Prispôsobiteľnosť: Vďaka možnosti prispôsobiť šablóny a reporty podľa potrieb organizácie môže každá firma vytvoriť faktúry, ktoré odrážajú jej imidž a zodpovedajú legislatívnym požiadavkám.
Tento modul je nevyhnutný pre efektívne riadenie fakturačných procesov, zlepšuje správu financií a zaisťuje transparentnosť a presnosť v rámci podnikových operácií.