Správa obchodných príležitostí v ERP systéme predstavuje dôležitý nástroj, ktorý pomáha firmám efektívne riadiť potenciálne obchodné aktivity od počiatočného záujmu až po úspešné uzavretie predaja. Tento modul umožňuje obchodným tímom sledovať každú príležitosť, analyzovať jej stav a pravdepodobnosť úspechu, a tým optimalizovať celý predajný proces. Správa obchodných príležitostí je úzko prepojená s ďalšími modulmi, ako sú CRM, predaj, fakturácia a správa kontaktov, čo zabezpečuje komplexný prístup k riadeniu obchodných procesov.
Hlavné funkcie Správy obchodných príležitostí:
1. Evidencia a vytváranie obchodných príležitostí:
- Umožňuje jednoduché vytváranie obchodných príležitostí pre existujúcich aj potenciálnych zákazníkov. Každá príležitosť obsahuje podrobnosti, ako sú názov, popis, zákazník, priradený obchodný zástupca, fáza predaja, odhadovaný dátum uzavretia a hodnota príležitosti.
- Obchodné príležitosti môžu byť vytvárané ručne obchodným zástupcom alebo automaticky na základe externých zdrojov (napr. webové formuláre, e-maily), čo znižuje manuálnu prácu a zlepšuje zachytávanie príležitostí.
2. Fázy predajného procesu:
- Systém umožňuje nastaviť rôzne fázy predajného cyklu, ktoré môžu byť prispôsobené špecifickým obchodným procesom firmy. Typické fázy môžu zahŕňať:
- Prvotný kontakt
- Príprava ponuky
- Vyjednávanie
- Čakanie na rozhodnutie
- Uzavretie zmluvy (úspešné alebo neúspešné).
- Každá príležitosť je v určitom okamihu zaradená do jednej z týchto fáz, čo obchodným zástupcom umožňuje jasne vidieť, kde sa konkrétna príležitosť nachádza v procese.
- Odhad pravdepodobnosti a predikcia príjmov:
3. Odhad pravdepodobnosti a predikcia príjmov:
- Pri každej obchodnej príležitosti je možné priradiť pravdepodobnosť úspechu (napr. 50 %, 80 %), ktorá odráža pravdepodobnosť, že príležitosť bude úspešne uzavretá.
- Na základe tejto pravdepodobnosti systém automaticky vypočíta odhadované príjmy z danej príležitosti, čo umožňuje lepšie plánovanie budúcich príjmov a strategické rozhodovanie o alokácii zdrojov.
- Priradenie zodpovedných osôb:
4. Priradenie zodpovedných osôb:
- Každá obchodná príležitosť môže byť priradená konkrétnemu obchodnému zástupcovi alebo tímu, ktorí sú zodpovední za jej spracovanie. Tým sa zvyšuje zodpovednosť a zabezpečuje sa, že sa o príležitosť stará ten správny človek.
- Priradení obchodníci môžu sledovať stav a pokrok príležitosti, pridávať poznámky, dokumenty alebo plány ďalších krokov. Tento prehľad je užitočný pre manažérov pri monitorovaní výkonu tímu.
- Plánovanie úloh a sledovanie termínov:
5. Plánovanie úloh a sledovanie termínov:
- Modul umožňuje vytvárať a sledovať úlohy spojené s konkrétnou obchodnou príležitosťou. Môžete plánovať stretnutia, telefonáty alebo sledovať nadchádzajúce termíny (napr. odoslanie ponuky, odpoveď na otázky zákazníka).
- Vytvorené úlohy a udalosti sú prepojené s kalendárom, takže obchodný zástupca vidí všetky dôležité udalosti týkajúce sa príležitosti na jednom mieste. Systém môže posielať pripomienky, čím sa zabezpečí, že nič nezostane zanedbané.
- Prepojenie s cenovými ponukami a objednávkami:
6. Prepojenie s cenovými ponukami a objednávkami:
- Modul Správa obchodných príležitostí je prepojený s modulmi na tvorbu cenových ponúk a objednávok. Obchodníci môžu priamo z obchodnej príležitosti vytvoriť ponuku, ktorá obsahuje všetky relevantné údaje o zákazníkovi a produkte/službe.
- Po schválení ponuky zákazníkom sa príležitosť automaticky presunie do ďalšej fázy (napr. čakajúca na potvrdenie) a obchodný zástupca môže jednoducho spravovať ďalšie kroky, ako je vytvorenie objednávky a fakturácie.
- Sledovanie konkurencie a dôvodov neúspechu:
7. Sledovanie konkurencie a dôvodov neúspechu:
- V prípade, že obchodná príležitosť je uzavretá neúspešne, systém umožňuje zaznamenať dôvody neúspechu (napr. cena, konkurencia, zmena priorít zákazníka). Tieto dáta sú veľmi užitočné pre budúcu analýzu a zlepšovanie obchodných stratégií.
- Okrem toho môžete sledovať, ktorí konkurenti boli súčasťou tendra alebo výberového procesu, a analyzovať, aké faktory viedli k tomu, že zákazník si vybral inú spoločnosť.
- Prehľady a štatistiky:
8. Prehľady a štatistiky:
- Ponúka nástroje na generovanie podrobných reportov a štatistík týkajúcich sa obchodných príležitostí. Môžete sledovať počet nových príležitostí, ich stav, odhadované príjmy a úspešnosť obchodných zástupcov.
- Systém poskytuje vizualizácie, ako sú grafy a tabuľky, ktoré zobrazujú trendy v obchodných príležitostiach, úspešnosť v jednotlivých fázach predajného procesu a ďalšie kľúčové ukazovatele výkonnosti (KPIs).
- Integrovaná komunikácia a spolupráca:
9. Integrovaná komunikácia a spolupráca:
- Modul Správa obchodných príležitostí umožňuje obchodným tímom spolupracovať na jednotlivých príležitostiach prostredníctvom zdieľania poznámok, dokumentov a plánovania úloh. Tímy môžu spolupracovať na návrhoch ponúk, diskutovať o stratégiách a koordinovať ďalšie kroky.
- Prepojenie so systémom na správu e-mailov znamená, že všetka komunikácia so zákazníkom môže byť sledovaná priamo v rámci príležitosti, čím sa zabezpečí úplný prehľad o všetkých interakciách.
10. Prispôsobiteľnosť a flexibilita:
- Modul Správa obchodných príležitostí je veľmi flexibilný a prispôsobiteľný. Každá firma môže upraviť fázy predajného cyklu, vytvoriť vlastné polia pre špecifické informácie o príležitostiach a prispôsobiť rozhranie podľa svojich potrieb.
- Systém podporuje aj integráciu s ďalšími nástrojmi, ako sú e-mailové systémy alebo externé marketingové platformy, čo zaisťuje efektívny tok informácií medzi rôznymi oddeleniami.
Výhody Správy obchodných príležitostí:
- Lepšia organizácia predajných aktivít: Umožňuje systematické riadenie príležitostí, čím sa zvyšuje šanca na úspešné uzavretie obchodov.
- Optimalizácia predajného procesu: Sledovanie fáz predaja, termínov a úloh umožňuje obchodným tímom lepšie riadiť čas a úsilie.
- Zlepšená predikcia príjmov: Odhad príjmov na základe pravdepodobnosti úspechu zlepšuje finančné plánovanie a rozhodovanie.
- Zníženie administratívnej záťaže: Automatizácia procesov, ako sú tvorba ponúk a objednávok, znižuje čas potrebný na manuálne zadávanie údajov.
- Analýza a zlepšovanie stratégií: Detailné reporty a štatistiky pomáhajú identifikovať úspešné stratégie a oblasti, ktoré je potrebné zlepšiť.
Správa obchodných príležitostí je teda kľúčovým nástrojom pre zlepšenie riadenia predaja, sledovanie príležitostí a maximalizáciu úspešnosti obchodného tímu.